E-Rechnungspflicht-Update ab 2027

Mit der neuen Gesetzeslage wird die elektronische Rechnung im B2B‑Umfeld ab 2027 verbindlich. Unternehmen müssen dann nicht nur E‑Rechnungen empfangen, sondern diese auch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format versenden. Ein einfaches PDF per E‑Mail reicht künftig nicht mehr aus.

Was passiert, wenn ich mich nicht an die Fristen halte oder nicht rechtzeitig umstelle?

Wird ab 2027 weiter mit PDF‑ oder Papierrechnungen gearbeitet, drohen:

• • Kein Vorsteuerabzug, da PDFs als „sonstige Rechnungen“ gelten und steuerlich nicht anerkannt werden.
  • Steuerliche Korrekturen oder Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
  • Compliance‑Risiken, da E‑Mail nicht mehr als zulässiger Übertragungsweg gilt.
  • Zahlungsverzögerungen, wenn Kunden unstrukturierte Formate nicht mehr empfangen und verarbeiten können.

Kurz: Keine rechtzeitige Umstellung = echtes Finanz‑ und Betriebsrisiko!

Entscheidend für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug ist ab dem 01.01.2027 auch die rechtskonforme Validierung aller eingehenden E-Rechnungen.

Jede eingehende und ausgehende E-Rechnung muss technisch validiert werden.

d. h. dass die Daten der Eingangsrechnung geprüft werden müssen u. a. auf:

• Struktur (entspricht sie dem europäischem Standard EN 16931?)
• Pflichtfelder (z. B. Steuersätze, Rechnungsbeträge)
• Konsistenz der Informationen
• Konformität mit gesetzlichen und technischen Spezifikationen

Ein Validierungsprotokoll muss nachweisbar archiviert werden, die GoBD fordern eine revisionssichere Aufbewahrung von mindestens 8 Jahren.

Mit der Lösung IDX unseres Partners Ricoh sind sie bestens auf diese Herausforderung vorbereitet. Bei der Portallösung Ricoh IDX erfüllen Sie sofort, komfortabel und wirtschaftlich sämtliche heutigen und auch zukünftigen Anforderungen an den elektronischen Dokumentenversand – und das, ohne IT-Projekt oder Investitionen in zusätzliche Hard- oder Software.

E-Rechnung? Wir kümmern uns.